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Contratación Responsable

La contratación es una palanca fundamental para fomentar la sostenibilidad y la competitividad de los territorios donde CHEC y el Grupo EPM hacen presencia; implica la integración de aspectos económicos, sociales, éticos y ambientales en los procesos, fases y criterios que han de regir la adjudicación de contratos. Hablar de contratación responsable implica partir del reconocimiento del potencial productivo de la región y la generación de capacidades locales en los actores económicos de la misma.

Grupos de interés impactados

Impactos

  • Relaciones contractuales con 385 contratistas de empresas del orden local y nacional por valor de COP 88 919 millones.

Gestión CHEC 2016

A través de la gestión de la cadena de suministro de CHEC, se asegura el aprovisionamiento de los bienes y servicios necesarios para la prestación de un servicio de energía eléctrica ininterrumpido, universal y de excelente calidad en todo el territorio de Caldas y Risaralda. Es así como, supliendo las necesidades de la empresa de manera eficiente, eficaz, responsable y oportuna, de la mano de nuestro grupo de interés proveedores y contratistas, aseguramos el desarrollo sostenido de la empresa, la región y del país.

La adquisición de bienes y servicios es una actividad administrada por el área de suministro y soporte administrativo de CHEC, dicha actividad suple todas las necesidades de materiales, equipos, obras y servicios de las diferentes áreas y negocios de la empresa a través de procesos de compra y contratación que aseguren el abastecimiento oportuno, económico y eficiente de dichos requerimientos.

 

Seguimiento a la Gestión en CHEC

METAS-RETOS ESTABLECIDOS EN 2015 PARA 2016 

  • Implementar el modelo de reabastecimiento de materiales para CHEC (según metodología de grupo) para garantizar la disponibilidad de materiales requeridos para la prestación del servicio.
  • Implementación del modelo de administración de contratos por gestorías.
  • Diseño e implementación de estrategia de divulgación y enseñanza personalizada para interventores.
  • Realizar acciones tendientes a dar cumplimiento a la política de relacionamiento con proveedores y de desarrollo de los mismos. Para tal fin se realizarán, entre otros, los siguientes eventos: IV Jornada Educativa con Proveedores y Contratistas, VII Jornada Anual de Comunicación con Proveedores y Contratistas, Evento anual de proveedores.
  • Diseño e implementación del Manual de Criterios Ambientales y Sociales para la adquisición de bienes y servicios.

LOGROS 2016 

  • Se efectuó la implementación del modelo de reabastecimiento de materiales para CHEC, según la metodología de grupo, lo cual ha permitido mayor gestión de los inventarios y la generación de alertas para un abastecimiento oportuno.
  • Durante la implementación del modelo de administración de contratos por gestorías, encontramos algunas dificultades para el planteamiento del nuevo esquema y su puesta en marcha. Esto se debe a que, inicialmente desde núcleo corporativo el modelo estuvo en revisión y ajuste previo a su réplica en filiales; de igual forma, los espacios de acompañamiento por parte del núcleo han sido mínimos y una comunicación difícil con los conocedores del modelo, situación que ha dificultado el entendimiento de éste y por ende el cumplimiento de la meta.
  • Durante el 2016 se diseñó e implementó una estrategia denominada Metamorfosis la cual incluyó 3 encuentros diferentes con los requeridores, interventores, negociadores y competentes de la empresa. En estos espacios se procuró divulgar y discutir la normatividad interna y externa en materia de contratación e interventoría (Manual de Contratación, Seguridad y Salud en el Trabajo, Manejo Ambiental, Esquema de Garantías, Definición de Criterios Financieros). Para el diseño de estos encuentros se tuvo en cuenta un modelo participativo y lúdico que facilitara la interiorización de la información a través del juego y las experiencias propias y ajenas.
  • Durante el año 2016, logramos realizar a satisfacción, la IV Jornada Educativa con Proveedores y Contratistas, una Jornada Informativa de Grupo Empresarial con Proveedores y Contratistas y la VII Jornada Anual de Comunicación con Proveedores y Contratistas. Con el fin de dar cumplimiento a la realización del evento anual de proveedores, en el marco de la VII Jornada Anual de Comunicación con Proveedores y Contratistas, se generó un nuevo espacio y dinámica de relacionamiento a través de mesas de trabajo en las cuales participaron de manera activa los actores proveedores, contratistas, interventores y negociadores con el fin de construir propuestas en torno a diferentes temas que se generan en nuestra interacción.
  • Durante el año 2016 en el marco la implementación del sistema de gestión ambiental, se diseñó e implemento el Manual de criterios ambientales para la adquisición de bienes, servicios y obras.

METAS-RETOS

  • Diseñar metodología e implementarla para el desarrollo de mesas de trabajo con contratistas con el fin de fortalecer el relacionamiento con dicho grupo de interés.
  • Extender el programa de desarrollo de proveedores, bajo el modelo que se defina, a otros contratistas de la empresa.
  • Efectuar una socialización y capacitación al grupo de interés Proveedores y Contratistas una vez se implemente el aplicativo ARIBA para la contratación de la empresa.

METAS-RETOS

  • Adquisición de Bienes y Servicios
  • Administración de Inventarios
  • Gestión de las Comunicaciones

Generación de valor en la cadena de abastecimiento

La generación de valor económico asociada a la gestión de la cadena de suministro, se consolida a partir de asegurar la adquisición de los bienes y servicios en el tiempo requerido, la cantidad, al precio justo y de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas. Demostrando la incorporación de prácticas eficientes que agreguen valor a la empresa y aporten al crecimiento y fortalecimiento de los proveedores y contratistas.

La contratación en CHEC, para la adquisición de bienes y servicios, está enmarcada en 5 tipos contractuales principales: compraventa, suministro, obra, prestación de servicios y consultoría.

Esta tipología obedece, principalmente, a los objetos a contratar por la empresa y a la forma de ejecución de los mismos. A manera de ejemplo, los contratos de compraventa y suministro se diferencian el uno del otro por la naturaleza de previsión a futuro que tiene este último que contrasta directamente con la certeza en el bien o producto y precio que ofrece el primero.

A continuación, se presenta la contratación realizada por CHEC clasificada por tipología contractual y el número de contratos asociadas a la misma.

 

 

 

 

De igual forma, en CHEC se desagregan las compras así:

  • Compra menor (Bienes o servicios inferiores o iguales a los 50 SMLMV)
  • Compra mayor (Bienes o servicios mayores a 50 SMLMV).

Los procesos de contratación que se adelantan a través de compra mayor, es decir que su presupuesto estimado excede los 50 SMLMV, en la etapa de adjudicación pueden resultar en contratos de inferior cuantía, ya sea por diferencias con respecto al estudio de mercado realizado o por que la adjudicación se dé por grupos o ítems (resultando en varios contratos derivados de un mismo proceso de contratación). La desagregación que se hará a continuación, tiene en cuenta tal situación y por lo tanto en los contratos inferiores a 50 SMLMV están incluidas las compras menores y los mencionados contratos.

 

 

En la tabla anterior se incluye como parte de la contratación las compras menores realizadas por CHEC en cada vigencia.

Procedencia de la contratación

 

En 2016 no hubo cambios significativos en la cadena de suministro para el año 2016.

Contratistas

Es de aclarar que el número de contratos gestionados no es equivalente al número de contratistas, pues éstos en muchos casos, ejecutan varios contratos de diferente tipología, por lo que los valores presentados por cada uno de los rubros pueden no coincidir con la sumatoria final.

 

 

Gestión de Aspectos Sociales en la Contratación

Las decisiones de contratación que buscan satisfacer las necesidades y requerimientos de los negocios de CHEC, conllevan asimismo repercusiones sociales que impactan la calidad de vida de las personas que habitan su área influencia y el desarrollo de un entorno económico y competitivo favorable para la sostenibilidad. Así, el proceso de contratación debe considerarse como un promotor de mejoras sociales, que integran la generación de buenas condiciones laborales, la protección de los derechos humanos, la generación de ingresos para la comunidad y el fomento del tejido empresarial local.

En 2016 por directriz de Grupo EPM se implementa una nueva forma para calcular el número de empleos externos generados; el nuevo método de cálculo utiliza el criterio de hombre/año equivalente, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

 

 

  1. Un día completo de trabajo equivale a 8 horas
  2. Una semana de trabajo equivale a 48 horas
  3. Un mes de trabajo equivale a 192 horas
  4. Un año de trabajo equivale a 2 304 horas

Es así que se tomó cada caso en particular y se identificó el número de días, semanas, meses o años laborados por el trabajador del contratista. Se convirtió dicha suma, teniendo en cuenta las cifras ya mostradas anteriormente y esto se dividió por el número de horas laborales que tiene un año (2 304) obteniendo así el resultado. Los cálculos, por ende, están pensados para un solo trabajador, por lo cual, la cifra resultante se multiplica por el número de trabajadores del contratista que tuviesen la misma dedicación de tiempo. Para aquellos trabajadores con dedicación de tiempo diferente, se realizó un nuevo cálculo aparte y al final, se sumaron los resultados de los cálculos realizados por cada contratista.

En CHEC, todos los contratos nuevos que se suscriben a través de proceso de contratación pasan por una revisión de cumplimiento en materia laboral por parte de los oferentes. En ese sentido, la totalidad de los contratistas con contrato suscrito para la vigencia se reportan como evaluados (excluyendo de esta revisión los de órdenes de compra y compraventa por ser contratos de ejecución instantánea). En tal sentido, el interventor, revisa diferentes aspectos asociados al cumplimiento de compromisos legales y contractuales en materia laboral a cargo del contratista.

De otro lado y para determinar los contratos que por su ejecución pueden llegar a tener impactos negativos reales o potenciales en materia laboral se tuvo en cuenta los contratos de prestación de servicio, obra y consultoría, pues los objetos que en estos se ejecutan, la mano de obra juega un papel primordial.

 

 

La evaluación de los contratistas, respecto a criterios relacionados con prácticas laborales y repercusión social, se hace a partir de las interventorías que hacen los trabajadores de CHEC donde se toma como base los requisitos establecidos en los términos de referencia en materia laboral e impacto social. En esta categoría se evalúan los contratos de consultoría, prestación de servicios y obra; se exceptúan los contratos de compraventa y suministro. Es de anotar que CHEC evalúa las prácticas laborales y la repercusión social por cada contrato realizado, independientemente de si lo ejecuta un mismo contratista. A su vez, cuando se hacen renovaciones se da continuidad al proceso de evaluación de prácticas laborales y repercusión social.

Es importante tener en cuenta que los contratos y contratistas evaluados e identificados en función de riesgos e impactos negativos significativos reales y potenciales en relación con prácticas laborales, impactos sociales, salud y seguridad en el trabajo, impacto ambiental, entre otros se hace en un marco de probabilidad de ocurrencia y unas posibles consecuencias con lo cual no implica que se hayan materializado dichos eventos.

En el desarrollo de cualquier contrato con CHEC, un contratista deberá cumplir mínimo con lo siguiente, sin perjuicio de que, por la naturaleza del contrato o su especialidad, se le exijan mayores condiciones:

  • Cumplir con la normatividad vigente relacionada con la atención a los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, además de las obligaciones relacionadas con el pago de aportes de salud, pensión, riesgos laborales, aportes parafiscales y prestaciones sociales.
  • Contar con un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, el cual podrá evaluado por el Proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC, una vez se haya adjudicado el contrato previo al inicio de actividades.
  • Cumplir con las disposiciones y recomendaciones de su asesor en Seguridad y Salud en el Trabajo y del Proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC. En caso de que se incumplan con las recomendaciones generadas desde Seguridad y Salud en el Trabajo, a través de la interventoría del contrato, se aplicarán las sanciones o multas a que haya lugar.
  • Tener a disposición todos los elementos de protección personal, requeridos para cumplir con las tareas de acuerdo con los riesgos identificados; deberá inspeccionar y mantener inventario suficiente para reemplazos en caso de daño o pérdida. Todos estos costos deberán presupuestarse dentro de los gastos de administración del contrato.
  • Garantizar que sus empleados, subcontratistas y personas bajo su dirección (proveedores, asesores y visitantes), cumplan con las normas de seguridad establecidas en las instalaciones de CHEC y suspender el personal a su cargo que no cumpla con las mismas.

 

Respecto a reclamaciones frente a prácticas laborales es de anotar que en el periodo 2016 se presentaron 10 reclamaciones a través de los mecanismos dispuestos por la empresa, de los cuales fueron atendidos 10 y se resolvieron 9.

Gestión de Aspectos Sociales en la Contratación

Mesas de trabajo con proveedores y contratistas

Con esta nueva iniciativa CHEC busco en 2016 facilitar e implementar un nuevo espacio de interacción con los proveedores y contratistas de la empresa orientado a la construcción conjunta de propuestas en torno a diferentes temas que se generan en el relacionamiento con el grupo de interés, permitiéndoles la oportunidad de participar de manera activa en la mejora de nuestros procesos de interacción.

Como resultado de la implementación de las mesas de trabajo se inició un proceso de recopilación de información a su vez que se crea un nuevo escenario de inclusión y diálogo. Par lo cual el compromiso de CHEC se enfoca en analizar las propuestas que puedan surgir del proceso de relacionamiento y determinar la viabilidad de éstas. Para la ejecución de esta iniciativa se realizó una alianza con la Cámara de Comercio de Manizales para capitalizar conocimiento adquirido por dicha entidad en la mencionada metodología y en los posibles facilitadores.

 

Gestión de Aspectos Ambientales en la Contratación

Todos los productos e instalaciones ofertados por CHEC tienen un impacto sobre el medio ambiente a lo largo de su ciclo de vida, desde el aprovechamiento de materias primas, la producción, hasta su utilización y eliminación. Una contratación con criterios de responsabilidad con el medio ambiente puede reducir notoriamente los efectos negativos, marcando una diferencia tanto en el ámbito local como global.

Al interior de los procesos de contratación de CHEC, se desarrollan diferentes acciones y estrategias encaminadas a fortalecer la incorporación de criterios ambientales en el desarrollo de los contratos gestionados por los diferentes negocios, algunas de ellas son:

  • Se cuenta con una cláusula ambiental incorporada a todos los términos de referencia
  • Se realiza acompañamiento en reuniones de inicio con contratistas para definir obligaciones ambientales y actividades a desarrollar para prevenir y mitigar impactos
  • Se cuenta con un formato e indicador de seguimiento a la gestión ambiental de contratistas para tener trazabilidad de reuniones, revisión de informes y vistas de campo.

Durante el año 2016 y en el marco la implementación del sistema de gestión ambiental, se diseñó el Manual de criterios ambientales para la adquisición de bienes, servicios y obras, el cual tiene por objeto establecer lineamientos ambientales para la contratación, dentro del proceso de adquisición de bienes, servicios y obras en CHEC S.A E.S.P, con el fin de asegurar la implementación de controles dentro de los términos de referencia en los pliegos de adquisición de bienes, servicios y obras, que prevengan y minimicen la generación de impactos ambientales negativos, y en el cual los contratistas y proveedores sean conscientes de su accionar en el entorno.

Gestión de Aspectos Éticos en la Contratación

Otro factor relevante asociada a la contratación y gestión de la cadena de suministro es la incorporación de criterios éticos y de transparencia, pues con ello se contribuye a mejorar la confianza y reputación de los grupos de interés sobre la empresa y el Grupo EPM; y permite responder desde el quehacer de los negocios a expectativas de la sociedad y el estado, generando más valor en términos de desarrollo.

Es así que los aspectos éticos se aseguran a partir de la incorporación de cláusulas en términos de referencia asociadas a contratación responsable y en el desarrollo de las interventorías.

Para 2016 CHEC no presenta casos confirmados en los que se ha rescindido o no se ha renovado un contrato con un socio empresarial debido a infracciones relacionadas con la corrupción.

Así mismo durante la vigencia fueron evaluados en materia de anticorrupción (prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), fraude o corrupción) 211 contratos, 385 contratistas y 962 órdenes de compra. Como resultado de dicha evaluación y verificación no se encontraron contratos ni contratistas que para 2016 estuvieran vinculados a procesos asociados al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), fraude o corrupción. De otro lado para la vigencia 2016 no se presentaron por parte de las interventorías internas y externas casos confirmados de corrupción con contratistas y/o trabajadores en el desarrollo de contratos; ni se aplicaron sanciones o medidas disciplinarias asociadas a tal situación. CHEC con el fin de garantizar canales y mecanismos que permitan la denuncia en materia de corrupción por parte de proveedores y contratistas y en el desarrollo de la contratación, cuenta con un canal con alcance de Grupo EPM denominado contacto transparente el cual ofrece los siguientes medios: 

Línea telefónica 018000 522 955

contactotransparente@epm.com.co

Contacto transparente

 

Frente al desarrollo y ajustes en la contratación, en 2016 se presenta lo siguiente:

 

 

Las deducciones o medidas de apremio en la contratación implementadas en 2016 por CHEC están asociadas a incumplimientos en la entrega de suministros, perdida o daños en insumos para el desarrollo de los objetos contractuales.

Otras iniciativas

Con el fin de conocer otros aspectos de gestión en materia de contratación pude consultar el informe complementario de Gestión en la cadena de suministro.

Principales normas o estándares de cumplimiento asociadas

 

 

 

 

Condiciones Laborales

Principios 3, 4, 5 y 6

 

Anticorrupción

Principio 10

 

Medio Ambiente

Principios 7, 8 y 9

Valor compartido local y eficiencia global

Compromiso Social

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